Dấu treo và dấu giáp lai là 2 cách đóng dấu khác nhau thường gặp trong hồ sơ dự thầu — dấu treo xác nhận phụ lục thuộc văn bản chính, dấu giáp lai chống rút/thêm trang giữa bộ hồ sơ nhiều tờ. Cần nói rõ ngay từ đầu: Luật Đấu thầu 2023 không quy định chi tiết kỹ thuật đóng dấu này — yêu cầu cụ thể thường nằm trong mẫu hồ sơ mời thầu (HSMT) do bên mời thầu ban hành.
Dấu treo là gì, dấu giáp lai là gì
Dấu treo là con dấu đóng lên góc trái hoặc góc trên của văn bản phụ lục, phụ đính kèm theo văn bản chính — mục đích xác nhận phụ lục đó thuộc về, gắn liền với văn bản chính đã ký, tránh bị đánh tráo hoặc thay thế bằng phụ lục khác. Xưởng Khắc Dấu HD tại 108B Trần Phú, Hà Đông thường được khách hàng tham gia đấu thầu hỏi về cách khắc dấu tròn sao cho đóng giáp lai rõ nét trên hồ sơ nhiều trang.
Dấu giáp lai là con dấu đóng lên mép các trang liên tiếp của một bộ hồ sơ nhiều tờ, sao cho một phần con dấu nằm trên trang này, phần còn lại nằm trên trang kế tiếp — khi ghép các trang lại đúng thứ tự, hình dấu phải khớp liền mạch. Cách đóng này giúp phát hiện ngay nếu có ai rút bớt hoặc chèn thêm trang vào hồ sơ sau khi đã nộp.
Trong hồ sơ dự thầu, hai loại dấu này được dùng phổ biến vì bộ hồ sơ thường gồm hàng chục đến hàng trăm trang: bảng giá dự thầu, hồ sơ năng lực kinh nghiệm, các phụ lục hợp đồng tương tự đã thực hiện.
Luật Đấu thầu quy định gì về việc đóng dấu trong hồ sơ dự thầu
Luật Đấu thầu 2023 (số 22/2023/QH15, hiệu lực 01/01/2024) và Nghị định 24/2024/NĐ-CP hướng dẫn thi hành quy định chung về hồ sơ dự thầu, quy trình lựa chọn nhà thầu — nhưng qua rà soát văn bản gốc, chúng tôi chưa xác minh được điều khoản cụ thể nào trong luật hoặc nghị định bắt buộc nhà thầu phải đóng “dấu giáp lai” theo đúng nghĩa kỹ thuật.
Trên thực tế, yêu cầu đóng dấu treo, dấu giáp lai thường xuất hiện trong các biểu mẫu thuộc hồ sơ mời thầu (HSMT) do bên mời thầu soạn thảo, dựa trên mẫu hồ sơ ban hành kèm Thông tư 01/2024/TT-BKHĐT. Vì vậy, thay vì tìm một điều luật chung áp dụng cho mọi gói thầu, nhà thầu cần đọc kỹ chính HSMT của gói thầu đang tham gia để biết yêu cầu đóng dấu cụ thể.
Nói cách khác, việc có bắt buộc đóng dấu giáp lai hay không, đóng ở những trang nào, phụ thuộc vào quy định riêng của từng HSMT chứ không phải một quy tắc thống nhất áp dụng cho tất cả các gói thầu trên toàn quốc.
Khi nào hồ sơ dự thầu cần dấu treo, khi nào cần dấu giáp lai
Theo kinh nghiệm thực tế làm việc với nhiều doanh nghiệp tham gia đấu thầu tại khu vực Hà Đông, dấu giáp lai thường được yêu cầu cho các phần hồ sơ nhiều trang liên tục như: bảng tổng hợp giá dự thầu, hồ sơ năng lực — kinh nghiệm, bản vẽ thiết kế thi công kèm thuyết minh.
Dấu treo thường dùng cho phụ lục đính kèm văn bản chính đã có chữ ký và dấu tròn ở trang cuối — ví dụ phụ lục bảng kê chi tiết vật tư đính kèm hợp đồng nguyên tắc, hoặc giấy ủy quyền có phụ lục danh sách người được ủy quyền ký hồ sơ dự thầu.
Một số HSMT yêu cầu cả 2 loại dấu cho các phần khác nhau trong cùng một bộ hồ sơ — nhà thầu nên lập checklist riêng theo từng gói thầu thay vì áp dụng máy móc cách đóng dấu từ gói thầu trước.
Cách đóng dấu treo, dấu giáp lai đúng quy cách
Với dấu treo, cách đóng phổ biến là đặt con dấu lên góc trái phía trên của trang phụ lục, đóng đè lên khoảng 1/3 diện tích con dấu trùm ra mép giấy hoặc lên tên đơn vị đã in sẵn trên tiêu đề văn bản, không đóng đè lên chữ ký.
Với dấu giáp lai, xếp các trang hồ sơ so le mép nhau (thường gập chồng theo dạng bậc thang) rồi đóng một lần con dấu tròn xuyên qua toàn bộ chồng giấy, sao cho mỗi trang đều dính lại một phần hình tròn của con dấu ở đúng vị trí giống nhau khi tách rời. Với hồ sơ trên 20 trang, nên chia thành từng tập nhỏ 15–20 trang để đóng cho nét dấu không bị mờ ở giữa chồng giấy.
Con dấu dùng đóng giáp lai cần độ rõ nét cao và đường kính đủ lớn — dấu đồng truyền thống thường được nhiều doanh nghiệp chọn cho việc này vì độ bền và nét mực đều qua nhiều lần đóng liên tục trong một bộ hồ sơ dày.
Rủi ro khi đóng dấu sai hoặc thiếu trong hồ sơ dự thầu
Nếu HSMT yêu cầu đóng dấu giáp lai mà nhà thầu bỏ sót, hồ sơ có thể bị bên mời thầu đánh giá là không đáp ứng yêu cầu về tính hợp lệ theo tiêu chí đã nêu trong chính HSMT đó — không phải vì vi phạm luật chung, mà vì không tuân thủ đúng mẫu hồ sơ được yêu cầu.
Một rủi ro khác ít nhà thầu để ý: đóng dấu giáp lai lệch vị trí giữa các trang khiến hình dấu không khớp khi ghép lại, bên chấm thầu có thể nghi ngờ hồ sơ đã bị thay trang sau khi đóng dấu ban đầu — dù đây chỉ là lỗi kỹ thuật khi đóng, không phải cố ý gian lận.
Vì vậy, doanh nghiệp nên chuẩn bị con dấu rõ nét, mực đều màu và thực hành đóng thử trên giấy nháp trước khi đóng chính thức vào bộ hồ sơ dự thầu — đặc biệt với các gói thầu giá trị lớn, hồ sơ dày trăm trang trở lên.
Câu hỏi thường gặp về dấu treo, dấu giáp lai trong đấu thầu
Căn cứ pháp lý
Căn cứ pháp lý: Luật Đấu thầu 2023 (số 22/2023/QH15, hiệu lực 01/01/2024) và Nghị định 24/2024/NĐ-CP (ban hành 27/02/2024) quy định chung về hồ sơ dự thầu, lựa chọn nhà thầu. Lưu ý quan trọng: chưa xác minh được điều khoản cụ thể nào trong luật hoặc nghị định gốc bắt buộc đóng “dấu giáp lai” — yêu cầu đóng dấu treo, dấu giáp lai trên thực tế thường nằm trong mẫu hồ sơ mời thầu cụ thể do bên mời thầu ban hành theo Thông tư 01/2024/TT-BKHĐT, không phải một quy định luật áp dụng thống nhất cho mọi gói thầu. Nguồn: xaydungchinhsach.chinhphu.vn/toan-van-luat-dau-thau-119230728060101267.htm. Ngày kiểm tra: 30/08/2026.
Nếu công ty bạn cần khắc mới hoặc khắc lại con dấu tròn để nộp hồ sơ dự thầu, tham khảo thêm quy trình khắc dấu và đăng ký mẫu dấu cho công ty mới thành lập hoặc ghé trực tiếp xưởng khắc dấu Hà Đông của chúng tôi. Gọi Zalo 0394.155.199 để được tư vấn loại dấu phù hợp đóng giáp lai rõ nét trên hồ sơ nhiều trang, tránh tình trạng dấu mờ giữa chồng giấy khi hồ sơ dày.
