Con dấu trong hồ sơ dự thầu được quy định chung tại Luật Đấu thầu 2023 và Nghị định 24/2024/NĐ-CP, nhưng yêu cầu cụ thể về đóng dấu treo, dấu giáp lai ở vị trí nào thường nằm trong mẫu hồ sơ mời thầu (HSMT) do bên mời thầu ban hành theo mẫu của Bộ Kế hoạch và Đầu tư — không phải một điều khoản cố định áp dụng chung cho mọi gói thầu. Doanh nghiệp cần đọc kỹ yêu cầu đóng dấu trong từng HSMT cụ thể trước khi nộp hồ sơ.
Vì sao hồ sơ dự thầu cần con dấu doanh nghiệp
Hồ sơ dự thầu là căn cứ để bên mời thầu đánh giá năng lực, kinh nghiệm và tính pháp lý của nhà thầu. Con dấu công ty trên hồ sơ đóng vai trò xác nhận các tài liệu — đơn dự thầu, bảo lãnh dự thầu, cam kết cung cấp hàng hóa/dịch vụ — thực sự do doanh nghiệp phát hành, không phải bản nháp hay tài liệu chưa được công ty phê duyệt chính thức. Đây là lý do gần như mọi HSMT đều yêu cầu đóng dấu, dù bản thân Luật Đấu thầu 2023 không quy định chi tiết từng vị trí đóng dấu.
Theo kinh nghiệm làm việc với các doanh nghiệp xây dựng, cung cấp thiết bị tại Hà Đông thường xuyên tham gia đấu thầu, việc thiếu dấu hoặc đóng dấu sai vị trí là một trong những lỗi hình thức khiến hồ sơ bị đánh giá không hợp lệ ngay từ vòng xét duyệt sơ bộ, dù năng lực thực tế của nhà thầu hoàn toàn đáp ứng yêu cầu.
Các vị trí thường yêu cầu đóng dấu trong hồ sơ dự thầu
Dựa trên các mẫu HSMT phổ biến theo hướng dẫn của Thông tư 01/2024/TT-BKHĐT, những tài liệu sau trong bộ hồ sơ dự thầu thường yêu cầu đóng dấu công ty:
- Đơn dự thầu — đóng dấu lên chữ ký người đại diện hợp pháp của nhà thầu
- Bảo lãnh dự thầu (nếu nộp bằng thư bảo lãnh của ngân hàng thay vì đặt cọc)
- Bản cam kết về nguồn gốc hàng hóa, cam kết cung cấp dịch vụ sau bán hàng
- Các bản sao giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp (giấy đăng ký kinh doanh, chứng chỉ năng lực) — thường yêu cầu đóng dấu sao y bản chính
- Bộ hồ sơ dự thầu nhiều trang — đóng dấu giáp lai giữa các trang liền kề
Vì yêu cầu cụ thể khác nhau tùy từng gói thầu và từng bên mời thầu, doanh nghiệp nên đọc kỹ mục “yêu cầu về hình thức hồ sơ dự thầu” trong HSMT trước khi chuẩn bị, thay vì áp dụng một khuôn cố định cho mọi gói thầu đã tham gia trước đó.
Dấu giáp lai trong hồ sơ dự thầu — quy định từ đâu, cách đóng đúng
Cần lưu ý rằng bản thân Luật Đấu thầu 2023 và Nghị định 24/2024/NĐ-CP không có điều khoản riêng bắt buộc “phải đóng dấu giáp lai” — yêu cầu này thường xuất phát từ mẫu HSMT cụ thể do bên mời thầu soạn theo hướng dẫn tại Thông tư 01/2024/TT-BKHĐT, nhằm đảm bảo hồ sơ không bị thay đổi nội dung sau khi nộp. Vì vậy, doanh nghiệp không nên mặc định mọi gói thầu đều bắt buộc dấu giáp lai theo luật — mà cần đối chiếu chính xác yêu cầu trong từng HSMT.
Khi HSMT yêu cầu dấu giáp lai, cách đóng đúng là đóng dấu ở mép phải (hoặc mép quy định trong HSMT) của các trang liền kề, mỗi dấu trùm lên khoảng một nửa mỗi trang, đảm bảo khi ghép các trang lại đúng thứ tự thì hình dấu khớp liền mạch. Nếu hồ sơ đóng thành quyển bằng gáy xoắn hoặc bấm kim chắc chắn, một số bên mời thầu chấp nhận không cần dấu giáp lai từng trang — điều này cũng cần xem rõ trong HSMT thay vì tự suy đoán.
Hồ sơ dự thầu bị loại vì lỗi con dấu — những tình huống thực tế
Từ kinh nghiệm hỗ trợ khắc dấu bổ sung gấp cho khách chuẩn bị hồ sơ thầu, các tình huống dẫn đến rủi ro hồ sơ bị đánh giá không hợp lệ thường gặp gồm:
- Dùng dấu công ty đã cũ, thông tin không khớp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện hành nộp kèm hồ sơ
- Đóng dấu mờ, nhòe hoặc thiếu ở một số trang trong bộ hồ sơ nhiều trang, khiến bên mời thầu nghi ngờ tính đầy đủ
- Nhầm lẫn giữa dấu công ty và dấu sao y bản chính khi xác nhận bản sao giấy tờ pháp lý kèm theo
- Không có dấu dự phòng khi dấu chính đang được dùng cho gói thầu khác nộp cùng thời điểm, dẫn đến gấp gáp giờ chót
Với các trường hợp cần khắc dấu gấp trước giờ đóng thầu, chúng tôi thường ưu tiên xử lý trong ngày để khách kịp hoàn thiện hồ sơ — nhưng cách an toàn hơn vẫn là chuẩn bị đầy đủ con dấu, dấu chức danh, dấu sao y từ trước, không để đến sát hạn nộp mới rà soát.
Chuẩn bị con dấu, dấu chức danh, dấu ngày tháng cho hồ sơ dự thầu
Doanh nghiệp thường xuyên tham gia đấu thầu nên chuẩn bị sẵn bộ dấu đầy đủ thay vì chỉ có một dấu tròn dùng chung mọi việc:
- Dấu tròn chính công ty — dùng cho đơn dự thầu, cam kết, hợp đồng nếu trúng thầu
- Dấu sao y bản chính — dùng xác nhận các bản sao giấy tờ pháp lý kèm hồ sơ, tránh dùng dấu tròn thay thế không đúng mục đích
- Dấu ngày tháng — hữu ích khi cần ghi nhận thời điểm đóng dấu, nộp hồ sơ trên các văn bản nội bộ liên quan
- Dấu chức danh cho người phụ trách hồ sơ thầu, kèm văn bản ủy quyền nếu người ký không phải người đại diện pháp luật
Nếu doanh nghiệp bạn vừa thay đổi đăng ký kinh doanh và cần khắc lại con dấu, nên cập nhật dấu mới trước khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu tiếp theo, tránh trường hợp thông tin trên dấu không khớp giấy đăng ký kinh doanh nộp kèm — một lỗi hình thức dễ khiến hồ sơ bị đánh giá không hợp lệ dù năng lực thực tế đạt yêu cầu.
Căn cứ pháp lý
Căn cứ pháp lý: Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (hiệu lực 01/01/2024) và Nghị định 24/2024/NĐ-CP (ban hành 27/02/2024) quy định chung về hồ sơ dự thầu, lựa chọn nhà thầu. Lưu ý quan trọng: chưa xác minh được điều khoản cụ thể nào trong Luật Đấu thầu 2023 hoặc Nghị định 24/2024/NĐ-CP bắt buộc “dấu giáp lai” theo đúng nghĩa đen — yêu cầu đóng dấu cụ thể (vị trí, loại dấu) thường nằm trong mẫu hồ sơ mời thầu do bên mời thầu ban hành theo hướng dẫn tại Thông tư 01/2024/TT-BKHĐT. Bài viết không khẳng định đây là quy định luật bắt buộc tuyệt đối cho mọi gói thầu — doanh nghiệp cần đối chiếu chính xác yêu cầu trong từng HSMT cụ thể. Nguồn: xaydungchinhsach.chinhphu.vn. Ngày kiểm tra: 30/08/2026.
Nếu công ty bạn cần khắc gấp con dấu, dấu sao y bản chính hoặc dấu chức danh để kịp hạn nộp hồ sơ dự thầu, gọi Zalo 0394.155.199 — Khắc Dấu HD (108B Trần Phú, Hà Đông) ưu tiên xử lý trong ngày cho các đơn cần lấy gấp.
